1. Самый простой способ сократить объем писем — отписаться от множества рассылок, которые вы каждый раз собираетесь прочесть, но никак не найдете на это время. Полезный сервер, чтобы отписаться от всех ненужных рассылок сразу, — Unroll.me.
2. Используйте автоответчик, причем не только во время отсутствия в офисе. Автоматическое сообщение не обязательно должно быть длинным и подробным. Достаточно просто написать «Добрый день! Я получил ваше сообщение и отвечу при первой возможности». Такое письмо поможет оградить вас от потока последующих сообщений от особо нетерпеливых.
3. Не пытайтесь сразу же отвечать на все письма. Многие «срочные» вопросы решатся без вашего участия. Если вы повремените с ответом, люди будут больше полагаться на себя и реалистичнее оценивать скорость реакции на свои запросы.
4. Не заставляйте собеседников писать вам в ответ уточняющие письма: заканчивайте свои сообщения четкими инструкциями, а не вопросами. Вместо «Вернемся к этому вопросу на следующей неделе?» напишите «Я позвоню вам утром во вторник, чтобы снова это обсудить». Если человека не устроит время, он сообщит об этом, а так вы избавитесь от лишней переписки.
5. Если вы хотите, чтобы сообщения были короткими и при этом эффективными, постарайтесь не писать в одном письме больше пяти предложений.
6. Если одни и те же письма приходится отправлять по многу раз, создайте шаблоны в папке «Черновики».
7. Если вам по роду деятельности не нужно постоянно проверять почту и немедленно отвечать на письма, выделите определенное время, когда вы будете это делать. Каждый день можно выбирать разные часы, но установите этот промежуток для себя сознательно. Например: «Сегодня я буду проверять почту с 9 до 10 утра, а затем проверю ее после обеда с 16 до 17».
8. Добавьте в папку «Входящие» два ярлыка (или фильтра в Gmail): «Быстрый ответ» и «Требует времени». Когда у вас появится время для спокойной вдумчивой работы, откройте вторую папку и решите, на какие письма следует ответить в первую очередь. А когда в следующий раз вы будете ждать автобус или стоять в очереди за кофе, вместо Instagram откройте папку «Быстрый ответ».
9. Не храните все письма во «Входящих»: либо удаляйте их, либо сохраняйте, либо архивируйте после прочтения. Исследователи Принстонского института нейронауки доказали, что хаос мешает нам сосредоточиться. Это касается и беспорядка в сети: чем больше писем у вас перед глазами (даже если они уже прочитаны и не требуют ответа), тем больше времени требуется мозгу на обработку информации о каждом из них.
10. Gmail можно настроить так, что определенные письма не будут отражаться во «Входящих». Например, автоответы по платежам. Можно настроить их автоматическую архивацию с пометкой «Финансы». Как правило, вы не читаете такие сообщения, но, если понадобится заглянуть в то или иное письмо, его можно будет легко найти.
11. Если вам часто приходится подписывать и отправлять много документов, попробуйте программу Hellosign. Она позволяет подписывать документы и заполнять формы прямо в почте. Настоящее спасение для тех, кто ненавидит сканеры, принтеры, факсы.
Информация была полезной? Жми Like!
#likebz #bzhack